星期六, 12月 09, 2006

[豬篇的話]報告會與左右大鑊

我們學系的研究生一年有一次至兩次的報告會,報告一下你的研究方面以及進展。報告時間長短是乎當時的制度。
記得第一年的時候是50分鐘報告,十分鐘答問。
之後幾年是二十分鐘報告,十分鐘答問。
今年新制,三十分鐘報告,十分鐘答問,二十分鐘即場檢討批評。

今天剛好輪到我的報告會。
由於英文只是我的第二語言,如果要以英文做一個好的報告,必要比其他人更出奇制勝。尤其這次是當面批評,所以更要打醒十二份精神。因此,最近三四個星期前就已經開始為這個報告會預備。

首先由觀察近年潮流以及閱讀其他網頁所知,現時報告幻燈秀流行簡潔。每一頁的內容不可太多(經典失敗例子有這個),少用動畫效果,少用聲效,少用clipart。圖表適可以止,不可以有太多。利用相片表達會比用文字好,而需要用到文字時亦要盡量簡潔,切勿把要說的話都寫在幻燈片上,然後報告的時候照著念出來。最重要的是了解到一個報告會上最重要的是講者,幻燈秀只是用來協助觀眾更容易明白內容,所以講者在聲線、語氣、活力以及整理表現可能比一個幻燈秀來得更緊要。


其實以上這些都可以在蘋果老闆Steve Jobs的產品發怖會上深深感受到。重點是Steve Jobs以及蘋果的新產品,幻燈秀只是配角。

有興趣可以看看這個片段:


現時自已擁有兩個幻燈秀軟件,包括大多人會選用的Powerpoint,以及只有Mac人才會用的Keynotes。其實也爭扎了好一陣子到底用那一個軟件比較好。新版Powerpoint與Keynotes都可以在講者的電腦上顯示提示和筆記,所以分別不大。只是要做簡潔但仍然可以令觀眾眼前一亮的幻燈秀,首選一定是Keynote。不過現時的那位指導教授是一位用Mac 的Powerpoint粉絲,要把檔案交給他過目必定要用.ppt檔,而他亦會把修改了的檔案再電郵給我。如果用Keynotes制用幻燈秀之後再轉成.ppt檔的話,教授修改完畢之後便要很麻煩地人手校對找出不同之處,再修改原來檔案。

本來的計劃是先在Keynotes上做幻燈秀,再轉成.ppt檔給教授修改之後就繼續用Powerpoint算了。不過昨晚半夜卻發現了一個問題,就是.ppt檔內有些圖片竟然左右倒轉了,而如果改用Keynotes開啟這個.ppt檔卻沒有問題。本以為是轉換時出了問題,但是打開幾個月前同樣有這些圖片的舊Powerpoint檔,那些圖片一樣是左右倒轉了。而這個左右倒轉的問題過去幾天一直都沒有出現的,不過我卻想起幾個月前卻出現過一次。那次又是報告時才發現左右倒轉,而引致圖片旁邊的注解全都變成指著錯的位置。以防萬一,今天的報告最後還是選用了Keynotes。今天跟另一教授討論起圖片左右倒轉的問題,他說原來MS Office 久不久就會把圖片左右倒轉的問題,不足為奇。但是,我的的確確是近期才首次遇上啊!不知道大家又有沒有遇過這種左右大鑊的情況呢?


Powerpoint 的presenter tools 介面


Keynotes 的 presenter information 介面(各個項目大小及位置都可以隨意更改)

之前提過新版Powerpoint與Keynotes都可以在講者的電腦上顯示提示和筆記,其實認真是不錯的功能。如果報告是照著稿來讀的話通常會很生硬,而且拿著貓紙亦不好看。不過一個三十分鐘以上的報告又很難把所有東西都背下來,而且我這些學術性的報告內容就更加是多看兩遍連自已也會悶出鳥來,如果把內容都背下來的話,真的會報告時連自已也悶得要打蓋睡。

這一次大膽地沒有練習過便上台,不過事前倒是用過兩三個小時想清楚每張幻燈片的重點,如何適當編排笑話防止觀眾打蓋睡,然後把這些都以重點方式寫在筆記上。到正式進行報告的時候,因為可以從對著我的螢幕看到這些筆記,不太擔心自已會遺漏了甚麼重點,所以可以更集中精神去跟觀眾交流。另一方面,因為在我的螢幕上還可以提示下一張幻燈的內容,因此可以輕輕鬆鬆的賣關子來介紹下一張幻燈片。今天一共用上了五十多頁幻燈片(其實很多只是有一個字或一句說話),如果沒有這個提示功能,根本就無法記著下一張幻燈到底是甚麼,到時一定會緊張得要命。活用這些提示和筆記,報告時負擔少了很多,反而更有自信,可以盡情發揮。不過盡情還盡情,大家說我今天的表現太有活力,手上那支鐳射指示器指在銀幕上不停畫圈,下次需要控制一下。

2 則留言:

Sheta 說...

昨天用 Keynote 做幻燈秀,加上配樂,然後轉存成 Quicktime movie,十分美觀方便,比 Powerpoint 型得多。 :D

Keynote 很便宜啊!買個來看門口很划算。

pig 說...

我都覺得就算用黎看門口都值。