星期五, 3月 28, 2008

[豬篇的話]如何有效使用電郵

平日不計垃圾電郵的話你到底每天會收到多少個電郵?

這陣子學生們多功課,徒弟又到了寫報告階段,所以我收到的電郵特別多。因為一下子要處理這麼多的電郵關係,再加上有時候在iPod touch 上查電郵而不方便立刻回覆,因此便突顯了電郵溝通技巧的問題。

以下幾點是我覺得要值得注定的地方。


1) Subject 需要清晰
老實說,需然我差不多每次查閱電郵都會立刻回覆,不過電郵主旨清晰絕對令人更有心機和更快回覆。最忌是「狼來了」式加上"help!""Urgent",當然主題也別太空泛,有次我給老朋友寫了"long time no see",就被以為是垃圾電郵掉了。

2) Reply 也應有節制
很多人貪方便,要發電郵就找人家一封舊電郵然後reply 便算。如果那封舊電郵是近日的又或者是同一個議題的還可,但是有時候收到的電郵內容卻是完全跟第一封無關。問題是收件人滿以為之前的事情已經處理好,所以看這一封電郵的優先程度會減低。


3) 請分清楚收件人跟你的關系
除了發電郵給long time no see 的朋友以外,請大家發電郵時盡量精簡和到題。
發電郵給經常見面的人/上司更要精簡。上司通常不會花太多時間處理電郵,而經常見的人就無需要在電郵內碟碟不休,有甚麼便見面時再說。
我那位徒弟的電郵最大問題就是太長。動不動都超過十行,又不分段,還廢話多。到底問我她要看那篇文章跟她昨日花了四個小時看文章和在車上被人用奇怪眼光看著她看文章有甚麼關系呢?原本三行能問完的問題她就用上了十五行。反正都天天見面,廢話留待見面時再說吧。收到這樣的電郵,處理的優先程度自然是降到最低,分分鐘是晚上回到家中吃過飯、洗過澡,看電視時才一邊去回覆。

4) 注意電郵的長度和分段

很明顯如果你的電郵是在五行以下的,我在iPod touch 上立刻回覆的機會會倍增。長電郵則最好分段,這樣最少我也會先行掃讀。問大量問題的話請為問題加上號碼,這樣就算我用iPod touch 時也有可能可以簡單地去解答。

5) 請容許24/48小時讓收件人回覆
一般情況下,約定俗成的電郵回覆限期是二十四小時。如果遇上假日的話就預算為四十八小時。所以未到二十四小時的話切勿再發電郵去追人回覆。現在久不久便會有些學生以為電郵是MSN ,以為我會立刻回覆,看到這些追我回覆的電郵是一件十分氣頂的事。

6) 發電郵也要有個限度
學生們邊做功課,邊打電郵問功課。結果就是一個小時便發三、四封電郵給我。這除了影響了我些學生的印象以外,還大大影響到我查看電郵的心情。很多時這種電郵的命運會跟水蛇春式的電郵一樣,優先程度被降成為最低。
我覺得電郵這種東西在人家回覆之前最好是一封起兩封止(急事除外),否則會令人討厭。

7) 切勿亂Forward 電郵給上司
最近另一位助教就投訴,說有學生每日都foward 幾個網上笑話給她,很煩。

8) 請好好利用BCC
大家可能都會知道要把電郵"抄送"一份給其他人可以使用CC。
但大家也應該要學學利用bcc 來把電郵"抄送"給互不認識的收件人,否則就可能把收件人的電郵洩漏到其他人手上。相信大家都可能有聽聞過今屆電影節的電郵不設防事件吧!

1 則留言:

ClubEddy 說...

每天電郵: 666
長遠之策,還是要看得快

Subject需要清晰,最同意

很怕那些"About the xxx"的subject
全靠那些教師的錯誤教導
不同學院出身的學生也不懂寫主題
連resume也是"About my application"
天知道那是甚麼