[豬篇的話]國際會議後記(工作篇上)

兩個星期前，我的論文指導老師（下簡稱老闆）主辦了一個四年一度的國際學術會議。作為他的學生，無可耐何地自動被迫成為了這個會議的"義工"，那就讓我分享一下會議的點滴。

背景:

這個四年一度的學術會議的議題可以說是十分之專門，學者與學者之間不是朋友就是競爭對手。與會人時有約有三百人，可以算是一個中型學術會議。大部份的與會人仕都是來自北美洲和亞洲（香港的人數也不少啊！）。選在卡加利的原因原本是要慶祝創會的那位教授榮休(他是住在同一個省），可惜他去年心臟病病法去世了，因此這次會議可以說變成了掉念活動。

早期籌備工作：

四年前就申辦這個會議，籌備工作好應有很多時間，可惜……

套用一個聽我呻完又呻的人的話:「你老闆的強項就是無論預備時候有多混亂，最後與會者所見到的只會是一個十分專業和成功的學術會議」。

我和同學M正式被迫做"義工"的其實是今年年初的事。那個時候我們才知道原來這個會議有一個十分糟糕的網站。糟糕的原因不在於那個九十年代Yahoo Geocity 式的網頁的設計（主頁的按扭還是用Table 來劃的），而是它並未能做到它最主要的功能--讓人正確提交在會議時想發表的文章大綱。最後我們要除消這個提交功能，然後改以電郵收集。

然後問題又來了，老闆把他收到的文章大綱以Forward 形式傳給同學M，再由我和同學M整理，但是其實老闆漏了很多個電郵也沒有傳給同學M。結果是其他協辦的教授由其他城市飛過來開籌備會的時候才發現。另外我們也要核對報名名單和文章提交名單，總之問題之多可說是頭大。

提到其他協辦的教授，原來幾位教授之間還是停留在以電郵方式聯系。如果他們可以利用Forum 甚至是wiki 的技術，相信可以節省很多很多時間，甚至不用特別由其他城市是飛過來。（我旁聽過其中一次會議，原全覺得如果大家用wiki 的話已經可以一早解決）

整個早期的籌備工作中，老闆的統籌還有很多問題。例如要我和同學M弄了很多個（和很多次）列表。如果他一早一次過告訴我們他要甚麼的話，我們就可以在一個大spreadsheets 上加入更多資料，而不是問一次就做一次。如果用上Google spread sheet 分享就更好了，因為試過好幾次我們一個文件就同時有幾個版本流通，而且老闆又不肯使用track changes 功能，最後要我們用人手校對。

正式會議籌備：
我們真的要很興幸這是一個比較有錢的會議，所以有足夠資錢去使用大學的會議展覽服務來處理報名、登記、場地、食物和娛樂。以前在香港時很多情況下都是要學系甚至學生去負責這些工作。不過我們這些義工到會議前一個工作天才有其會跟他們見面，實在是太遲。

提到學系和學生的支援，這邊差不多等於零。明明很多文書工作可以交給秘書去做，但偏偏變成同學 M和我的工作。另外又發現這邊的老闆除了自已的研究生以外，似乎無法去動員其他學生做事，這個情況跟香港有很多分別。或許這邊的學生想要的義工工作經驗都是和自已的理想有關(例如醫院義工或者社會褔利機構義工)，參與學校甚至是學系活動的真的少之有少。

如果要將這個學術會議和以前在香港時參與過的活動來相比，我的老闆可以是算我有史以來遇過最差的主席。老闆大部份的時間都自已去做那本場刊，但是又不知道他自已的MS word 知識有多好，每每他開過的檔案都會排版上出問題，又經常用space 和enter 去排版。明明我已經用上個多小時去把二十多個table 排好，誰知他改一改內容又全錯了，甚至有些內容消失了。就連紙張大小也是錯的，他要放大竟然是去改大paper size，簡直是厲害！其實重點是場刊是重要，但他無需花這麼多時間去事陪功半，把排版工作交給我們去做，他提出意見就可以，這樣他就可以花時間去思考其他東西。

另外美術設計他也要去管。記得場刊付印前一晚，收到老闆電郵四張如果用來參加會考美術設計考試都一定會拿F的場刊封面設計，要大家四選一。唉，美術設計這些其實一早有很多時間可以去預備，不用到最後一秒才去做吧？這可以說是帶出了幾個問題：1) 無詳細計劃 2) 無分工 3) 無溝通（我們這些義工不知道還說得過去，其他幾位教授無可能不知道吧？）

因為老闆用了太多時間去做場刊的關系，到場刊付印後他才想起有很多其他東西要做 (又是沒有計劃的另一個好例子)。而且最厲害的地方是他可以分別叫我和同學M 去做同一件要花幾個小時才可以完成的事情。那天之後，我和同學M 認為反正都要做的話就情願採取主動去計劃，免得再浪費光陰和精力。

另老闆從來也沒有告訴我們學校有個新的印刷中心（場刊就是到那兒印的），幸好有朋友告之。印刷中心的專業服務替我們省下了很多的影印時間，還有切紙服務，我最初真的很擔心我要用剪刀去剪幾百張紙條呢。那個印刷中心的服務也很高速，老闆會議前兩天才拿去印的大海報一天就弄好。沒有這個印刷中心，我們真的會很麻煩。(以前大學時攪活動就用上很多時間在這些又花人手又花時間的工作上）又，在預備印刷品的時候發現iWork 比MS Office 好用很多，而且出來的效果也專業很多。

會議之前視察一下場地，以及與會者主要的行走路線也很重要。這個視察令我們改變了一些佈處。