會議期間：
其實很多教授都想用iWork 的Keynote 來做演講，可以大學沒有支援。另外之前也提過不同版本MS office 的問題。
會議第一天是星期天，那日很多人投訴找不到地方吃早餐。其他如果可以早一點發一電郵告訴與會者這些小資訊就非常好。可惜我老闆連我做的登記處地圖也沒有電郵出去....
指示牌是很重要，你到過中大港大的話你會明白我的意思。
會議第一天的登記地點有兩個，而且是一個完結後立刻在另一個地方開始。這個基本上是無法執行的。大家切勿重覆這個錯誤。也不要以為你可以早點收拾東西或遲點開始，因為與會者是會跟著時間表做人的。
會議前一個工作天老闆才告訴我們會議期間我們還要負責拍照。問題又來了:1) 要靚相就需要專業的人 2) 也要專業的相機 3) 跟本我們就不夠人手。本來拍攝這些照片我是有很多經驗(由中學起已經是很多學校活動的大會攝影)，差極也有一個限度，不過問題是我用的相機跟 本無法處理這些暗的環境。老闆竟然覺得我們隨便用傻瓜機拍攝也可以。事實是場地暗到某一個程度就不能依靠傻瓜機。另外攝影師也是問題，有一位教授借出了 DSLR 給另一位沒有拍攝經驗的義工(義工U)使用，不過他選擇坐的位置非常差。(其實最好選中間或近咪高峰座的位置，我自已喜歡靠牆，那就不會影響後面的觀 眾。) 還有這些大形活動照片沒有可能像同學U是point and shoot，一定是先對準然後等候最好的一刻去按快門。
提到義工U 其實我真的非常氣憤。我們人手已經少(只有四個），但是他卻是採取不多負責任的態度。像要他協助貼指示牌，他卻說沒需要。我已經指示牌位置圖也畫好，他連 是只貼了一半就回來了。到中午要換指示時，他又說外面下大雨，指示牌該沖走了，實制情況時兩個星期後的今日那些指示牌還是在燈柱上。結果那是下午我是親自 去換指示牌的。晚上回家還發現有指示牌是指了相反方向的。另，事實証明真的有很多與會者是依靠這些指示牌的，他們都大讚安排。
另外義工U 極不願意被安排到演講室中支援(其實四名義工的次數均等，本來演講開始後跑出來透透氣也可以的，他卻是沒有理行在每個演講前拍攝照片的責任。最後我差不多 每場演講也有出席拍照，讓他去鎮守counter 好了。另外在開幕時他有急事離開，他當時負責攝影卻沒有留下相機，亦沒有告訴身邊的另一名義工。幸好我也拿著相機在場，可以拍攝一些得獎者的照片（雖然之 後執相執得很幸苦)。義工U 的工表現告訴我們，主要的大會工作人員首要條件就是要有承擔和懂得分事情輕重。
不少人稱贊我們其中一個膳食安排，就是在旁晚的Poster session 提供免費Pizza ，那麼大家可以邊食邊參觀和交流，令出席率大大提升。不過更多人說如果我們早點通知更好(這個好像是我老闆的特色）。
國際會議還有兩點很值很注意，就是很多人都不是以英語為母語，有消息要宣佈的話文字和說話都重要。很多人對參觀名勝和吃喝玩樂都很有興趣，不彷預備多一點資料。
給大家的提示:
善用資訊科技
要適當地把工作分配出去給其他人，多人的話最好分成一個個部門
記著主席的主要工作是統籌和跟進進度
要有詳細計劃及分工
知人善任，分派適當的人去做適當的事
有足夠資源的話就把部份工作外刊給其他公司，讓工作人員可以休息或處理其他事項
會議前三、四天發個電郵告訴與會者有用資訊，如地圖及天氣資料。
活動前要到場地認真視察
定活動時間表時請考慮可行性
需提供足夠指示版
大會的主要工作人員需要有承擔
最好工作人員每了早上有個十分鐘的早會，交待當天工作，及交流可改善的地方
如果有語言障外的話，多同時使用文字和語言方法宣佈重要事項
很多人對參觀名勝和吃喝玩樂很有興趣，不彷預備多一點資料
如果會議場地飲食很貴的話，應考慮有沒有辯法提供食物。
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